Erros Comuns na Comunicação de Faturas ao e-Fatura: Como evitá-los
Desde a entrada em vigor da obrigatoriedade da comunicação de faturas à Autoridade Tributária (AT), o sistema e-Fatura tornou-se uma ferramenta central no cumprimento das obrigações fiscais das empresas em Portugal. No entanto, ainda hoje, muitas entidades – sobretudo pequenos empresários e profissionais em nome individual – cometem erros frequentes neste processo, o que pode originar coimas, divergências, e até dificuldades em processos de reembolso ou dedução do IVA.
Neste artigo, exploramos os erros mais comuns na comunicação de faturas ao e-Fatura, explicamos como evitá-los e reforçamos a importância de uma contabilidade organizada e acompanhada por profissionais certificados.
O que é o e-Fatura?
O e-Fatura é um sistema digital gerido pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que permite às empresas comunicar as suas faturas eletronicamente. Esta comunicação pode ser feita de várias formas, dependendo da situação da empresa:
- Automaticamente, através de programa de faturação certificado;
- Manual, através do preenchimento no portal e-Fatura;
- Via webservice, para empresas com sistemas integrados;
- Por ficheiro SAF-T (PT), enviado mensalmente até ao dia 5 do mês seguinte.
Segundo o n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, todas as entidades com atividade comercial ou prestação de serviços estão obrigadas a comunicar faturas emitidas, independentemente de terem ou não contabilidade organizada.
Principais Erros na Comunicação de Faturas
A seguir, apresentamos os erros mais frequentes, que têm impacto direto na contabilidade, na credibilidade da empresa e no risco fiscal:
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Faturas Não Comunicadas no Prazo
Um dos erros mais comuns é não comunicar as faturas até ao dia 5 do mês seguinte ao da sua emissão (ou até dia 8, no caso do SAF-T).
Consequências:
- Multas que podem ir de 200€ a 3750€ (Art.º 123.º do RGIT);
- Dificuldades nas deduções de IVA ou no apuramento do volume de negócios;
Incoerências entre o emitido e o declarado.
Como evitar:
Implementar rotinas mensais de conferência da comunicação e usar programas de faturação que enviem automaticamente os dados para o portal da AT.
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Erros no Número de Contribuinte (NIF)
Muitos empresários introduzem manualmente os dados do cliente e cometem erros no NIF, nomeadamente um dígito trocado ou incompleto. Isto pode invalidar a dedução do IVA pelo cliente e afetar o relacionamento comercial.
Como evitar:
- Confirmar sempre os dados do cliente com atenção;
- Validar o NIF no site oficial da AT;
Usar programas de faturação com validação automática de NIF.
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Comunicação de Faturas Duplicadas
Outro erro frequente ocorre quando há tentativa de reenviar o ficheiro SAF-T sem eliminar os duplicados, ou quando há integração manual com duplicações de faturas já comunicadas.
Como evitar:
- Verificar se o software de faturação tem sistema anti-duplicação;
- Guardar comprovativos de envios;
Realizar reconciliação mensal entre o e-Fatura e a contabilidade.
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Comunicação de Documentos que Não São Faturas
Nota de encomenda, orçamento, recibo ou guia de transporte não são faturas. Quando comunicados erradamente como tal, geram confusão fiscal e podem induzir em erro a AT.
Como evitar:
- Garantir que apenas documentos com valor fiscal e emitidos como “Fatura” são comunicados;
- Formar os utilizadores do sistema de faturação sobre os diferentes tipos de documentos.
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Ausência de Descrição Correta dos Bens ou Serviços
A descrição deve ser clara e fiel ao bem ou serviço prestado. Termos vagos como “serviço”, “produto” ou “outros” podem ser penalizados em caso de inspeção.
Como evitar:
- Utilizar descrições completas, incluindo datas, quantidades e características dos bens/serviços;
- Configurar textos-padrão no programa de faturação.
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Erro na Taxa de IVA Aplicada
Aplicar uma taxa de IVA errada (ex. aplicar isenção onde não há, ou errar entre 6%, 13% e 23%) é outro erro grave.
Consequências:
- Omissão de receita fiscal;
- Responsabilização da empresa por regularizações adicionais, juros e coimas.
Como evitar:
- Manter o software atualizado com regras fiscais em vigor;
- Confirmar o enquadramento fiscal das operações;
- Solicitar apoio de um contabilista certificado em caso de dúvida
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Comunicação em Programas Não Certificados
Todos os programas de faturação usados por sujeitos passivos de IVA devem ser certificados pela Autoridade Tributária, conforme previsto na Portaria n.º 363/2010.
Usar programas não certificados pode resultar em coimas elevadas e invalidação fiscal das faturas emitidas.
Como evitar:
- Confirmar se o programa está na lista oficial da AT;
- Optar por soluções compatíveis com SAF-T e comunicação automática.
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Não Conferir o Portal e-Fatura
Empresas e empresários frequentemente não acedem ao portal e-Fatura para validar se a comunicação foi feita corretamente. Isso pode esconder erros por vários meses, afetando o fecho de contas ou inspeções.
Como evitar:
- Verificar regularmente os movimentos comunicados no portal da AT;
- Cruzar os dados com a contabilidade ou com os ficheiros SAF-T enviados.
Como Evitar Todos Estes Erros?
🔎 Aposta em três pilares fundamentais:
- Software Certificado e Atualizado
Utilize sempre programas de faturação que sejam certificados pela AT e que estejam preparados para enviar faturas automaticamente ao e-Fatura. Muitos erros surgem de inserções manuais e falta de automatização.
- Acompanhamento por um Contabilista Certificado
Contar com um contabilista que conheça a fundo as normas fiscais e técnicas de envio é essencial. É ele quem assegura que o SAF-T está correto, que os lançamentos batem certo e que há coerência entre o declarado e o comunicado.
- Controlo Interno Mensal
Definir processos mensais de conferência, reconciliação e validação dos documentos fiscais. Isso evita surpresas desagradáveis no final do ano ou em caso de inspeção da AT.
A comunicação correta de faturas ao e-Fatura é muito mais do que um dever legal: é uma prática que garante a transparência fiscal, evita coimas e assegura o bom nome da empresa.
Na NAS.Correia – Contabilidade de Confiança, acompanhamos os nossos clientes neste processo de forma personalizada e preventiva. Alertamos para erros comuns, garantimos a correta comunicação e validamos todos os ficheiros SAF-T antes do envio, protegendo a sua empresa de riscos desnecessários.
Quer saber se a sua empresa está a comunicar corretamente ao e-Fatura? Fale connosco para uma análise gratuita.
