Reconciliações Bancárias e Conferência de Saldos: Como Garantir a Fiabilidade dos Dados
A reconciliação bancária é uma prática essencial no quotidiano financeiro de qualquer empresa. Quando realizada com rigor e regularidade, permite assegurar que os registos contabilísticos internos estão alinhados com os movimentos reais da conta bancária. A conferência de saldos, por sua vez, reforça este processo, promovendo a transparência, o controlo interno e a fiabilidade dos dados financeiros.
De acordo com o Sistema de Normalização Contabilística (SNC) – aprovado pelo Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, em vigor com atualizações –, o contabilista deve:
- Assegurar que os registos contabilísticos estão atualizados e suportados por documentação fidedigna (Base: NCRF 1 – Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras);
- Reconhecer e mensurar os saldos com base na substância económica e não apenas na forma legal.
A reconciliação bancária é, assim, implícita na exigência de fiabilidade e integridade dos registos contabilísticos, sob pena de distorções nas demonstrações financeiras.
As 2 Regras de Ouro para Evitar Problemas com as Finanças | Reconciliações Bancárias
Pense na contabilidade da sua empresa como a prova que tem de apresentar às Finanças para justificar os seus lucros e despesas. Se a prova for fraca ou tiver falhas, as Finanças podem ignorá-la e decidir por si mesmas quanto imposto você deve pagar.
Para que isso não aconteça, a sua contabilidade tem de ser um espelho fiel da realidade. Na prática, tudo se resume a duas regras fundamentais:
Regra 1: “Sem Fatura, a Despesa Não Existe”
- O que significa? Para as Finanças, qualquer gasto que a sua empresa faz (aluguer, combustível, material de escritório, salários) só é considerado uma despesa válida se existir um documento oficial que o comprove (tipicamente, uma fatura com o NIF da sua empresa).
- Na prática:
- Peça fatura COM NIF em absolutamente TUDO o que for despesa da empresa.
- Um talão de multibanco, um email ou uma anotação na agenda não servem como prova.
- Uma despesa de 100€ sem fatura é, para efeitos fiscais, o mesmo que não ter gasto nada. Esse valor não poderá ser subtraído aos seus lucros, o que significa que pagará mais imposto desnecessariamente.
Regra 2: “A Conta Bancária Tem de Bater Certo”
- O que significa? O dinheiro que entra e sai da conta bancária da sua empresa tem de corresponder exatamente aos registos da sua contabilidade (às faturas de venda e de compra que guardou). As Finanças cruzam esta informação.
- Na prática:
- Não misture contas pessoais e empresariais. Use a conta da empresa apenas para a atividade profissional.
- Se o extrato bancário mostra um recebimento de 500€, tem de haver uma fatura emitida a um cliente nesse valor.
- Se mostra um pagamento de 200€, tem de existir uma fatura de um fornecedor que justifique essa saída de dinheiro.
- Divergências são um alerta vermelho para as Finanças, que podem assumir que está a esconder vendas ou a inventar despesas.
Adicionalmente, o artigo 123.º do CIRC- Obrigações contabilísticas das empresas – exige que os sujeitos passivos disponham de contabilidade organizada segundo o SNC, e que os saldos estejam devidamente conciliados, nomeadamente:
As sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, as cooperativas, as empresas públicas e as demais entidades que exerçam, a título principal, uma actividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direcção efectiva em território português, bem como as entidades que, embora não tendo sede nem direcção efectiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável, são obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei que, além dos requisitos indicados no n.º 3 do artigo 17.º, permita o controlo do lucro tributável.
A Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) reforça a obrigatoriedade de:
- Efetuar reconciliações bancárias regulares como parte da responsabilidade técnica do contabilista;
- Arquivar prova documental de todas as reconciliações e conferências, como requisito de verificação técnica e em caso de inspeções tributárias.
Segundo o Código Deontológico da OCC, o contabilista está eticamente obrigado a garantir a fiabilidade e integridade dos dados, sob pena de responsabilidade disciplinar e profissional.
Código das Sociedades Comerciais
O artigo 65.º do Código das Sociedades Comerciais estabelece que os administradores devem assegurar a existência de um sistema de contabilidade e controlo interno fiável, o que inclui expressamente a reconciliação de contas e saldos.
Boas Práticas para Garantir a Fiabilidade nas Reconciliações Bancárias
Para que as reconciliações e conferências sejam eficazes, recomendamos:
- Reconciliações bancárias mensais ou mais frequentes, conforme o volume da empresa;
- Utilização de software certificado que permita rastrear todos os movimentos (Portaria n.º 363/2010);
- Arquivo digital e físico das reconciliações com extratos bancários e comprovativos de movimentos;
- Conferência de saldos com terceiros (clientes e fornecedores) no encerramento de contas.
A reconciliação bancária e a conferência de saldos não são apenas boas práticas, são exigências legais e profissionais. Quando negligenciadas, podem levar a:
- Erros nas demonstrações financeiras;
- Sanções fiscais;
- Perda de credibilidade perante parceiros e instituições financeiras.Na NAS.Correia – Contabilidade de Confiança, cumprimos e promovemos o cumprimento rigoroso destas obrigações legais, salvaguardando a fiabilidade dos dados financeiros e garantindo que a sua empresa está sempre em conformidade.
